Universitas Airlangga melalui Direktorat Kemahasiswaan (Ditmawa) menyediakan alur pengajuan surat menyurat bagi mahasiswa yang membutuhkan dokumen untuk berbagai keperluan. Pengajuan ini mencakup permohonan dana, izin pencairan sponsorship, izin peminjaman tempat atau sponsorship, serta izin meninggalkan kegiatan kurikuler.

Proses pengajuan diawali dengan menyiapkan proposal dan surat yang ditujukan kepada Direktur Kemahasiswaan. Selanjutnya, pemohon mengajukan berkas tersebut melalui email ULT untuk dilakukan proses screening kelengkapan berkas.

Setelah dilakukan screening, berkas akan diperiksa kelengkapannya. Apabila berkas dinyatakan lengkap, pengajuan akan diproses oleh Ditmawa. Sebaliknya, apabila terdapat berkas yang belum lengkap, surat akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi dan diajukan kembali.

Bagi pengajuan yang telah dinyatakan lengkap dan selesai diproses, surat akan dikirimkan kepada pemohon. Surat dapat diambil secara langsung maupun diterima melalui e-Office, dengan estimasi waktu penyelesaian 3 hari setelah pengajuan.